Александра_Султанбекова
Четверг, 06 Мая 2010 г. 14:41 (ссылка)
Правила заполнения трудовых книжек и типичные ошибки работодателя.
На сегодняшний момент работа с трудовыми книжками регламентирована тремя нормативными актами:
1. Трудовой кодекс РФ.
2. Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»
3. Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
В приведенных актах достаточно много противоречий по оформлению дубликатов трудовой книжки, внесения записей в трудовые книжки и др. Работодатель при применении данных нормативных актах должен применять акт выше по силе в случае противоречия между ними. Согласно ст. 5 Трудового Кодекса РФ (приведена ниже) «в случае противоречий применяется Трудовой кодекс».
Вложение: образцы заполнения страниц.
Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней, в случае если работа в данной организации является для работника основной (в т.ч. на сезонных и временных работников, а также на внештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию). На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы (и по их желанию).
При приеме на работу работник кадровой службы должен проверить подлинность трудовой книжки и при нарушениях или ее отсутствии завести новую, то есть:
1. Если один из разделов трудовой книжки закончился, то оформляется вкладыш в трудовую книжку. Вносить сведения о работе в раздел «Сведения о награждениях» нельзя. В случае если работник при приеме на работу предоставил трудовую книжку в которой последние записи о работе внесены в раздел «сведения о награждении» работодатель обязан вшить ему в трудовую книжку вкладыш и свои записи внести именно во вкладыш не продолжая нарушения предыдущего работодателя.
2. Если в трудовой книжке последняя запись о приеме на работу в предшествующую организацию не закрыта записью об увольнении, то запись в данную трудовую книжку работника о приеме делаться не может, так как юридически не зафиксирован факт его увольнения с предыдущего места работы.
3. В обязательном порядке работодатель при приеме трудовой книжки проводит проверку подлинности бланка (по сравнительным характеристикам) и сведения в титульном листе трудовой книжки сверяются со сведениями в паспорте. Эти данные в двух документах должны совпасть побуквенно. В противном случае формально работодатель должен сделать заключение о том, что данная трудовая книжка не принадлежит данному человеку и не принимать ее. В данном случае для приема на работу данного человека по его заявлению ему оформляется новая трудовая книжка.
4. Работодатель в обязательном порядке должен проверить наличие печати организации и подписи ответственного лица на титульном листе трудовой книжки. Без данных реквизитов трудовая книжка является недействительной.
Типичные ошибки работодателей при оформлении титульного листа трудовой книжки
1. Указывается неправильное наименование ФИО, что делает трудовую книжку недействительной. В данном случае принимать данную трудовую книжку работодатель не может и по просьбе работника (письменной) ему может быть оформлена новая трудовая книжка.
2. Дата рождения человека должна быть указана полностью цифрами с 11.11.2003, до этого периода месяц рождения должен быть указан прописью в соответствии с данными паспорта.
3. Не указывается образование сотрудника. Иногда внизу подчеркивается одной чертой наличие образования, а графа остается незаполненной. Необходимо словами записать вид образования сотрудника. Если человек имел сначала одно образование, а потом получил другое, то рядом записывается новое образование, без перечеркивания предыдущей записи об образовании. Изменения в данную графу делаются на основании документа об образовании. Ссылка на документ, на основании которого вносилась запись об образовании на развороте обложки трудовой книжки не делается (см. п.2.4.в Постановлении 69).
4. Сведения об образовании необходимо делать полностью, то есть указывать например, «среднее общее», «высшее профессиональное», а не «среднее», «высшее».
5. Профессия, специальность – часто не указываются. При заполнении данного раздела необходимо также опираться на документ об образовании. Профессия должна быть указана в именительном падеже: экономист, механик, бухгалтер. Очень часто работодатели в этом разделе указывают не профессию, специальность данного человека, а его должность как работника, что является нарушением.
6. Дата заполнения - обязательна для указания, проставляется сотрудником отдела кадров заполняющего трудовую книжку и должны быть не позднее недельного срока с момента приема сотрудника на работу. В случае если дата заполнения трудовой книжки будет указана ранее, чем был выпущен сам бланк трудовой книжки, то такая трудовая книжка также будет признана недействительной. Работодатели очень часто совершают такую ошибку, если трудовая книжка заполняется гораздо позднее того срока.
7. Подпись владельца трудовой книжки – обязательна. Несмотря на это во многих трудовых книжках не проставляется подпись владельца трудовой книжки. Здесь необходимо помнить, что эта подпись проставляется для того, чтобы сотрудник лично проверил все внесенные сведения в титульный лист и заверил их соответствие реальному положению. Если подпись владельца трудовой книжки есть, то сотрудник отдела кадров и владелец трудовой книжки несут совместную ответственность при обнаружении несоответствии в указанных сведениях титульной страницы. В противном случае сотрудник кадровой службы несет персональную ответственность за допущенные нарушения.
8. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки (разборчиво). Многие работники кадровой службы указывают в данной графе фамилию ответственного лица. Эта графа подразумевает указание именно личной подписи ответственного лица, так как только проставляя подпись должностное лицо берет на себя ответственность за внесенные записи. К сожалению, оформлен этот реквизит таким образом, что очень многих кадровиков ставит в тупик, так как расписаться разборчиво зачастую бывает невозможно. Поэтому на практике сложилась такая ситуация, что ответственные лица указывают в данном месте и свою фамилию (разборчиво).
9. М.П. – Обязательно проставление печати организации, в которой заполняется титульный лист на работника впервые. Без печати трудовая книжка недействительна.
Типичные ошибки работодателей при оформлении раздела «Сведения о работе»
1. Сведения о работе начинаются с указания заголовка в виде полного точного (и сокращенного, при его наличии) наименования организации. Заменой ручного написания может быть штамп организации, который также проставляется перед начальной записью о приеме на работу и также должен содержать и полное и сокращенное наименование организации..
2. Обязательно указывается порядковый номер записи в трудовой книжке. Но он проставляется именно при внесении записи о приеме на работу, а не под заголовков в виде названия организации.
3. Указывается число, месяц и год –арабскими цифрами, когда вносятся сведения о работе. При этом, необходимо обратить внимание на то, какого образца трудовая книжка заполняется, то есть в трудовых книжках установленного образца 1938 года записывалась дата следующим образом: «2002.05.01», а в трудовых книжках образца 1975 и 2004 года: «05.01.2002»
4. Здесь же необходимо помнить, что сведения в трудовую книжку о приеме на работу вносятся по истечении 5 дней работы сотрудника в данной организации, не ранее. В противном случае работник будет иметь право обратиться в суд на работодателя за нарушение трудового законодательства (ст. 66 Трудового кодекса). Этот срок – 5 дней дается работнику, для того, чтобы он окончательно утвердился в желании работать в данной организации. Если сотрудник подаст заявление на увольнение до достижения пятидневного барьера, записи в трудовой книжке у него быть не должно.
5. В третьем разделе «Сведений о работе» вносятся сведения о приеме на работу на четко определенную должность в определенный отдел, в соответствии с точной формулировкой приказа о приеме на работу. Кроме этого никаких дополнительных сведений в этот раздел вносить не надо. Часто работодатели внося запись о приеме на работу указывают, что работник был принят по срочному договору, далее если договор становится бессрочный возникают вопросы с лишними сведениями в трудовой книжке.
6. В четвертом разделе – указывается, на основании чего вносится запись о приеме на работу, с указанием точного наименования документа, его даты и регистрационного номера. В подавляющем большинстве случаев это приказы по личному составу, но также это могут быть: решения общего собрания акционеров, протокол учредителей и др.
Типичной ошибкой при заполнении этого раздела является указание документа, на основании которого делается запись, потом его номера и даты (а не наоборот).
Кроме этого с момента выхода Постановления Правительства РФ №225 документ в виде основания указывается без сокращений, то есть полностью пишется: «приказ», «распоряжение», «протокол» и др.
7. В течение работы сотрудника в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе» по такому же принципу вносятся следующие сведения:
· о переводах,
· переименовании должностей, отделов, и организации в целом,
· присвоение разрядов
· переименовании организации (должности)
· расторжении трудового договора.
8. При расторжении трудового договора указывается точная ссылка на статью Трудового Кодекса или другого законодательного акта, часть статьи и пункт статьи и точная расшифровка данной статьи (пункта, подпункта) – ст. 84\1 Трудового кодекса РФ. .
При внесении сведений о расторжении трудового договора сокращения также не используются, то есть, запись может иметь следующий вид:
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, статья 77 часть первая пункт 3 Трудового кодекса Российской Федерации»
9. После внесения сведений об увольнении записывается должность, расшифровка подписи и подпись ответственного должностного лица за ведение трудовых книжек. Данное лицо обязательно назначается приказом по основной деятельности.
10. Проставляется печать организации (юридического лица). Проставлять печать отдела кадров после последних изменений внесенных в Постановление Правительства 225 п.35 нельзя.
11. Согласно Постановления 225 от 16 апреля 2003 г. также под последней записью расписывается работник, подтверждая тем самым, что он ознакомлен и согласен со всеми записями, внесенными в его трудовую книжку в данной организации.
Типичные ошибки работодателей при внесении записей о награждениях.
1. В раздел «Сведения о награждениях» вносятся сведения о поощрении за особые трудовые заслуги.
2. Взыскания в трудовую книжку не вносятся. Исключением является случай, когда в качестве дисциплинарного взыскания выступает увольнение работника.
В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за № __ недействительна, принят на должность _____________ в отдел ___________». И в графе 4 проставляется соответствующее основание для внесения этой записи.
Уничтожение бланков трудовой книжки (вкладышей).
Если при заполнении трудовой книжки бланк был испорчен, либо бланки устарели организация имеет право уничтожить такие бланки создав при этом соответствующий акт:
АКТ УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
«___»_____________200___г №_______ _________________________
(подпись)
Москва __________________________
Об уничтожении бланков трудовых книжек (расшифровка подписи)
«__»_________200___г.
М.П.
Составлен комиссией:
Председатель: главный бухгалтер О.П. Иванова
Члены комиссии:
бухгалтер К.И.Тихонов
секретарь В.Е.Павлова
специалист отдела кадров Г.И.Пахомова
Составили настоящий Акт в том, что за период с 01.01.2006 по 31.12.2006 в Открытом акционерном обществе «Севертрест», учреждения или организации) испорчено по причине
________________________________________________________________________________
(указать подробную причину порчи)
5 (пять) " штук бланков трудовых книжек и 3 (три) вкладыша к трудовым книжкам со следующими серийными номерами:
Вид документа
Серийный номер
Трудовая книжка
Трудовая книжка
Трудовая книжка
Трудовая книжка
Трудовая книжка
Вкладыш к трудовой книжке
Вкладыш к трудовой книжке
Вкладыш к трудовой книжке
которые 15 января 2006 г. уничтожены путем специального оборудования для уничтожения документов (название, серия, марка).
Акт составлен на списание испорченных бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) с подотчета Открытого акционерного общества«Севертрест».
,
Подписи:
Председатель: Подпись О.П. Иванова
Члены комиссии:
Подпись К.И.Тихонов
Подпись В.Е.Павлова
Подпись Г.И.Пахомова
Материал размещен на сайте HRM.RU
Александра_Султанбекова
Пятница, 02 Апреля 2010 г. 11:10 (ссылка)
Трудовая инспекция для обиженного работника
Как обратиться в трудовую инспекцию?
У каждого работника бывают размолвки с руководством. Иногда такие проблемы приводят к увольнению, которого он совсем не планировал. Как выйти из этой ситуации с наименьшими потерями? И можно ли извлечь из них выгоду? Чтобы защитить свои права, которые нарушил работодатель, совершенно не обязательно сразу обращаться к служителям Фемиды. Для начала попробуйте посетить трудовую инспекцию. Эти организации существуют в каждом городе, и их основная обязанность - контролировать соблюдение законов о труде.
Как подать сигнал SOS
1. Сначала нужно "установить личность" инспектора, на "подшефном" участке которого находится ваша фирма. Для этого просто узнайте адрес и телефон вашей районной или городской трудовой инспекции и позвоните либо подъедьте туда. Кстати, если даже прямо сейчас ни в какие конфликты с начальством вы вступать не собираетесь, подобные "контакты" вам не повредят. Мало ли что...
2. Сформулируйте свои претензии к руководству. Для этого попробуйте ответить на вопрос: чем мои права нарушены и как бы мне хотелось исправить эту ситуацию. Теперь сядьте и изложите это письменно. Составленный вами документ будет называться жалобой. Как её написать, см. во вставке "Это не кляуза!". Если у вас есть сомнения, позвоните своему инспектору и проконсультируйтесь.
3. Приложите к своей жалобе любые документы: которые могут подтвердить, что работодатель нарушает ваши права: например трудовой договор, в котором написано, что вы должны находиться на рабочем месте 12 часов в сутки (а не восемь, как установлено ТК).
4. Отправить эту бумагу вы можете по почте заказным письмом или привезите в инспекцию лично. В таком случае инспектор, принявший у вас этот документ, обязан поставить число и подпись на втором экземпляре, который останется у вас на руках.
5. Рассматривать вашу жалобу будут в течение месяца. Для того чтобы установить обоснованность ваших претензий, на фирме, где вы работаете, сотрудники трудовой инспекции проведут проверку. Во время неё инспектор может требовать показать ему любые документы. Обычно это устав, приказы, трудовые договоры, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.
6. По результатам проверки инспектор составляет акт. Руководству фирмы вручат предписание об устранении выявленных нарушений. О том, что сделано для устранения этих нарушений, ваш начальник должен будет сообщить в трудовую инспекцию в письменном виде в тот срок, который инспектор укажет в предписании. Так выглядит схема обращения работника в трудовую инспекцию за защитой своих прав. Но причины, по которым человек может написать жалобу на своего работодателя, неодинаковые. Поэтому в "механизме реализации" своих претензий есть некоторые различия.
Когда подавать сигнал SOS
Причина первая. История с продолжением. Если вы не планируете в ближайшем будущем менять место работы, но вас не устраивают, например, условия труда, сделайте следующее. Обращаясь в трудовую инспекцию, уточните, что не хотели бы афишировать авторство жалобы. Свои данные всё равно, конечно, придётся оставить, но при проверке инспектор станет запрашивать документы, касающиеся не только вас. Вычислить автора начальству будет не так-то просто.
"Я работаю в крупной компании бухгалтером, - рассказывает Евгения Панова. - Работа интересная, но офис - в ужасном состоянии. Условий никаких. Народу в одном помещении много, компьютеры стоят близко. Из-за этого духота страшная, к тому же постоянный шум, и к концу рабочего дня голова просто раскалывается. Пришлось обратиться в трудовую инспекцию с жалобой на несоблюдение санитарных норм. Инспектор сказал, что можно будет не сообщать руководству, что жалобу написала я. Так что до сих пор работаю, никаких проблем с начальством не было. Зато после проверки нам дали отдельное помещение под бухгалтерию и поставили кондиционеры".
Причина вторая. Игра в открытую. Если вы повздорили с руководством, и вопрос о вашем увольнении "стоит ребром", не бойтесь защищаться. Постарайтесь доказать, что ваши права нарушены. Терять вам в любом случае нечего, а шанс повернуть ситуацию в выгодную для вас сторону, пусть небольшой, но есть. В этом случае скрывать, кто обратился в трудовую инспекцию, естественно, не нужно.
Вот какую историю нам рассказал Валерий Павлович, бухгалтер из Пензы: "Я работаю на предприятии, до пенсии осталось полгода. Но недавно пришёл новый главбух, и ему понадобилось моё место для "своего" человека. Он начал всячески давить, чтобы я написал заявление об уходе по собственному желанию. Было все: и крики, и оскорбления, причём при коллективе, не стесняясь. Пришлось пойти на принцип - я обратился в трудовую инспекцию, а коллеги подтвердили факт принуждения к увольнению. После проверки главбуха уволили. А я сохранил работу".
Причина третья. Уходим с музыкой. Вы проработали какое-то время, после этого вам сказали, что "в ваших услугах более не нуждаются", но и отпустить с миром отказались: не выплатили зарплату или выплатили, но не всю. В этом случае обращаться в трудовую инспекцию надо обязательно. Хотя бы для того, чтобы вернуть свои деньги.
"В компании, где я работала, - рассказывает Светлана К., - была такая практика: человека берут на испытательный срок, а когда он заканчивается, то его просто увольняют. При этом никакие документы не оформляются. Причём испытательный срок длится три месяца! Шеф всем говорил - трудового договора у вас нет, поэтому и платить вам не будем. И все уходили. Я обратилась к знакомому юристу и выяснила, что если я фактически работала, то договор считается заключённым. Затем я написала жалобу в трудовую инспекцию. Как только начальник узнал о предстоящей проверке (ему позвонил инспектор), сразу же оформил все документы и выплатил причитающиеся мне деньги. Но продолжать там работу я не захотела. Уволилась сама".
Образец жалобы:
Государственная инспекция
труда в г. Москве
Руководителю госинспекции
В.Г. Лишанкову
ул. Домодедовская, д.24, корп.3
Москва, 115582
от Петрова Павла Ивановича,
проживающего по адресу:
119234, г. Москва,
ул. Бутлерова, д.5,корп.2, кв.13
конт.тел. 633-14-77
Жалоба(заявление)
Я работаю (работал) в ООО « Пирамида», находящемуся по адресу: Москва, САО, ул. Вагоноремонтная, д. 9 стр.3 , в должности инженера. Генеральный директор (директор) Алехин Иван Петрович (тел. 567-30-03), главный бухгалтер – Седова Ирина Викторовна (тел. 567-30-10).
(излагается конкретная суть жалобы)
Например:
Заработная плата в организации выплачивается один раз в месяц, оплата сверхурочных, за работу в выходные и нерабочие праздничные дни не производится.
Со мной при увольнении не произведен окончательный расчет, трудовая книжка мне не выдана.
Прошу восстановить мои нарушенные права.
К жалобе прилагаю копии следующих документов:
1.
2.
________________ Петров П.И.
Подпись
«____»_________200__г.
Чего ждать от проверки работодателю?
О шагах трудовой инспекции нам рассказал один из инспекторов труда по г. Москве. Случается, что сообщение о предстоящей проверке инспекции труда застаёт фирму врасплох. Поэтому ей приходится оперативно проверять, все ли правильно в документах и «подчищать хвосты».
Шаг 1. Проверить состав документов
Трудовая инспекция «работает» по двум направлениям: проверяет все документы по трудовым отношениям (можно сказать, по кадровой работе) и связанные с охраной труда. Поэтому прежде всего проверьте, все ли необходимые по закону бумаги имеются в вашей компании. Именно их запросят для проверки инспекторы.
К кадровым документам относятся прежде всего: учредительные документы, коллективный договор, все, что касается оплаты труда (положение о премировании, о надбавках, расчётные листы), правила внутреннего трудового распорядка. Трудовые договоры, штатное расписание (форма № Т-3), табели учёта рабочего времени и расчёта зарплаты (формы № Т-12 и 13), больничные листы. График отпусков, личные карточки, приказы. Трудовые книжки, книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Из документов второй группы можно назвать инструкции по охране труда, документы, подтверждающие прохождение работниками обучения, медосмотров, журнала инструктажа по технике безопасности.
На этом список не исчерпывается. Инспектор вполне может поинтересоваться и другими. При этом если каких-то из перечисленных документов у компании нет, их нужно непременно завести. При необходимости утвердить и ознакомить работников под расписку.
Шаг 2. Проверяем участок «Кадровая первичка»
Очень часто в компаниях произвольно оформляют документы, форма которых утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».
Это формы приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учёта рабочего времени и других документов по учёту кадров, расчёту рабочего времени и оплате труда.
Причём эти формы должны использовать «организации независимо от формы собственности» (п. 2 постановления). Ряд исключений есть только для бюджетных учреждений.
«Самодеятельность» компаний приводит к тому, что в документы забывают включить важнейшие условия, которые есть в законе. Например, в приказах многие не пишут, на основную работу принят работник или на работу по совместительству. С какого числа он обязан приступить к работе или с какого числа уволен. В штатных расписаниях, составленных не по форме, подчас забывают указать оклады или количество штатных единиц по должности или даже часть должностей.
Типичная ошибка – сотрудника «забывают» ознакомить с тем или иным приказом под расписку.
Причём, кроме подписи, он должен и ставить дату ознакомления.
Проверит инспектор и основания к приказам (заявления, акты, докладные и т. д.).
Шаг 3. Проверяем трудовые договоры
Трудовые договоры с работниками инспекторы изучают особенно внимательно. В статье 57 Трудового кодекса есть перечень существенных условий. Проверьте, есть ли такие условия в ваших документах.
Также обратите внимание:
1. использовать в трудовом договоре формулировки «с оплатой согласно штатному расписанию» без точного указания размера оклада (тарифной ставки) нельзя. Это незаконно, так как нарушает статью 57 Трудового кодекса;
2. установить на период испытательного срока меньшую зарплату тоже не совсем правильно – нарушается требование статьи 132 Трудового кодекса о равной оплате за равный труд;
3. в срочных трудовых договорах обязательно нужно указать основание его срочности (ст. 59 Трудового кодекса). Трудовые договоры должны быть заключены со всеми работниками! В том числе и с теми, кто устроился на работу до февраля 2002 года (до момента вступления в силу Трудового кодекса).
«Старые» договоры (заключённые до февраля 2002 года) должны содержать все условия, указанные статьёй 57 Трудового кодекса. Для этого фирма должна подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору и указать все недостающие условия. Инспектор проверит, есть ли у работника экземпляр трудового договора. Вполне подойдёт в этом случае журнал учёта выданных экземпляров с подписями сотрудников.
Обязательно проверьте, нет ли у вашей фирмы незаконно заключённых с сотрудниками гражданских договоров (подряд, выполнение работ, услуги).
Если инспекция выявит, что фактические трудовые отношения оформлены гражданским договором, то потребует от работодателя восстановить все нарушенные права работников. Например, нужно будет выплатить отпускные, командировочные, оплатить больничные. В этом случае инспекция, конечно же, обратится к специалистам Фонда социального страхования и налоговой инспекции. С компании взыщут недоимку и пени по страховым взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и недоимка и пени по ЕСН. Не стоит забывать и о штрафах.
Гражданский договор признают трудовым, если из его условий будет очевидно:
1. что исполнитель (работник) фактически подчиняется правилам трудового распорядка компании;
2. что он выполняет постоянную работу в интересах компании, а не определённый объем работ;
3. оплата труда ежемесячная, а не за результат работы по акту приёмки;
4. что работа предполагает только личное её выполнение исполнителем. Без возможного привлечения субподрядчиков, «субисполнителей»;
5. исполнитель работает долго, без перерыва.
Приведём примеры подозрительных для инспекторов формулировок в гражданском договоре:
«Заказчик ежемесячно выплачивает Исполнителю сумму в размере 100 рублей», «Исполнитель обязуется выполнять работу, указанную в настоящем договоре, на территории предприятия Заказчика, ежедневно с 9.00 до 18.00», «Исполнитель обязуется выполнить работу лично, без привлечения третьих лиц».
Шаг 4. Проверяем локальные внутренние документы
Это коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда и премировании, Положение о защите персональных данных, Положение о коммерческой тайне. При этом они:
1. должны быть составлены в строгом соответствии с законом;
2. не должны ухудшать положение работника по сравнению с правилами закона;
3. не должны противоречить друг другу.
Сопоставьте эти документы с трудовыми договорами. Вы вполне можете обнаружить, например, что для одних и тех же должностей существуют разные режимы работы. В трудовом договоре – гибкий график, а в Правилах – сменная работа.
Сопоставьте также штатное расписание, Положение об оплате труда и премирования с трудовыми договорами. Можете обнаружить разные системы оплаты труда и разные даты получения зарплаты. Это тоже нередкое явление.
Проверьте, не отличаются ли условия в ваших внутренних документах от тех, которые указаны в новом Трудовом кодексе. Разницы в сторону ухудшения условий для работников быть не должно.
Например, статья 192 Трудового кодекса предусматривает три дисциплинарных взыскания: замечание, выговор, увольнение. А в Правилах компании есть и строгий выговор, и лишение премий, и понижение в категории. Это нарушение.
Локальные акты компании должны быть приняты с соблюдением надлежащей процедуры. Если для их утверждения нужно согласие представительного органа работников, то соответствующие визы на документе должны присутствовать.
Если нет профсоюза, локальные акты надо согласовать с общим собранием работников или советом трудового коллектива. Проверьте, ознакомлены ли с этими документами работники. Причём обязательно под расписку, с указанием даты ознакомления. Если локальные акты изменялись, то сотрудники должны увидеть их и в новой редакции.
Шаг 5. Проверяем участок «Отпуска»
На этом участке проверьте:
1. все ли работники ходили в отпуск за последние годы;
2. соблюдался ли при этом график отпусков;
3. всем ли правильно выплачивали отпускные.
Если какие-то деньги не доплатили, то обязательно сделайте это сейчас. График отпусков надо утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Проверьте эту дату.
Отпуска должны быть не меньше чем установлено законом. А если по заявлению работника ежегодный отпуск делился, то хотя бы одна его часть не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК). В этой связи имеет смысл проверить работников, которые предпочитают «гулять» частями.
Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, то в этот документ надо внести соответствующие изменения по приказам и заявлениям работников.
По статье 122 Трудового кодекса, отпуск должен предоставляться ежегодно. А не пускать в отпуск больше двух лет совсем нельзя.
Если у вас в компании есть работники, давно не бывавшие в отпуске, лучше будет дать им его сейчас.
Шаг 6. Проверяем участок «Зарплата»
Наиболее внимательно к проверке нужно подготовить все документы на участке «Зарплата». Инспекторы непременно проверят даты выдачи денег. По общему правилу их должно быть две с интервалом полмесяца. Время и место выдачи должны быть обозначены в Правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовых договорах. На практике часто бывает, что в одну из назначенных дат работники сами не приходят за зарплатой. В этом случае бухгалтерии лучше всего в конце дня выдачи «кровных» составлять акт о неявке. И снять с работодателя ответственность за невыплату зарплаты в установленное время.
Особо въедливые проверяющие захотят убедиться, действительно ли в дни «икс» необходимая для аванса сумма была в кассе.
При проверке всегда смотрят, какого размера зарплаты установлены для работников. Не ниже ли они установленного законом минимума.
У некоторых работодателей обнаруживают факты незаконного оформления понижения заработной платы – просто приказом директора о внесении изменений в штатное расписание. Это недопустимо. Ведь зарплата – существенное условие трудового договора. А он – двустороннее соглашение сторон. Условия договора могут изменяться только по обоюдному согласию работника и работодателя, а не директором по желанию.
Если работники помимо оклада получают и надбавки (премии, комиссионные), у фирмы обязательно должен быть документ, чётко и детально регулирующий порядок, основания, критерии расчёта и начисления этих денег (Положение об оплате труда и премировании, о надбавках).
Проверьте, все ли компания выплатила работникам при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск). Если за расчётом бывший сотрудник не явился, у работодателя должны быть почтовые квитки об отправке уведомления о том, что надо придти за заработанным.
Проверьте, утверждена ли форма расчётного листка. Если такой формы нет, – непременно разработайте и утвердите её.
Инспекторы заинтересуются зарплатой работников, если условия их труда чем-то необычны. Просмотрите табели учёта рабочего времени. Если были факты сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни, в ночное время, то проверьте, правильно ли за это заплатили, есть ли письменные согласия работников на эту работу.
Шаг 7. Проверяем трудовые книжки
Они должны быть заполнены по Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые утвердило Правительство в постановлении от 16 апреля 2003 г. № 225. И Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69.
Две самые распространённые ошибки при заполнении:
1. кадровики, проставляя запись об увольнении, вместо пунктов статьи 77 Трудового кодекса делают ссылки на статьи 78, 79, 80;
2. работники не заверяют своей подписью запись об увольнении в трудовой книжке. Проверьте, не хранятся ли в компании трудовые книжки уволенных работников. Если это так, то немедленно отправьте «забывчивым» уведомления. Пусть или заберут, или дадут письменное согласие на пересылку книжки по почте.
Обратите внимание: трудовые книжки нельзя выдавать на руки «действующим» работникам. Можно по их запросу выдать заверенную копию трудовой книжки, но не её саму. Также наверняка инспекторы проверят у вас книгу учёта движения трудовых книжек. Правильно ли она заполнена (данный документ утверждён постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69), верны ли даты в ней, имеются ли подписи работников.
Шаг 8. Проверьте договоры о материальной ответственности
Инспекторы прежде всего уточнят, какие должности занимают работники, с которыми фирма подписала такие договоры. Будет лучше, если инспектор не встретит в вашей фирме договоры о полной материальной ответственности со сторожами, водителями, бухгалтерами и иными ненадлежащими лицами.
Возместить в полном размере причинённый компании ущерб могут руководитель фирмы, его заместители и главный бухгалтер. Но по условиям, которые установлены в трудовом договоре (а не в договоре о полной материальной ответственности!) – статья 243 Трудового кодекса.
Проверьте свои документы о материальной ответственности.
Шаг. 9 Проверьте все документы по охране труда
В компании обязательно должны быть инструкции по охране труда по каждой профессии (прописываете способы безопасного выполнения работы), журнал вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте. Работнику надо разъяснить положения инструкции (например, инструкции для работников бухгалтерии), а он ставит свою подпись в журналах, что прошёл инструктаж.
К тому же инспектор может проверить и фактическое соблюдение норм охраны труда. Например: как обустроены рабочие места, правильно ли организовано освещение, как расположены компьютеры. Есть ли паспорта на оборудование, замеры изоляции. И даже переговорить с рядовыми сотрудниками вашей фирмы, чтобы уточнить, проводился ли инструктаж, соблюдается ли техника безопасности.
Так что лучше всего заранее все проверить и привести в соответствие. Имейте в виду: у трудовой инспекции есть право отстранить работника, который не подготовлен должным образом, приостановить деятельность компании, нарушающей нормы охраны труда, или вообще обратиться в суд с требованием ликвидировать фирму.
Шаг 10. Проконсультируйтесь с юристом компании.
Обязательно согласуйте с ним все изменения и исправления в документах
Источник: http://www.nemoskvichi.ru
